Qualiopi, expliqué simplement

Par où commencer

Les 8 notions du socle

On part du « pourquoi », on descend vers la mécanique, puis vers les cas particuliers. Deux mots reviennent partout : l’indicateur — afficher la définition, le point que l’auditeur vérifie vraiment, et la preuve — afficher la définition, la trace qui montre que vous l’avez fait.

Le référentiel en un coup d’œil

7 critères, 32 indicateurs

Le critère est le thème ; l’indicateur est le point que l’auditeur vérifie vraiment. Tous ne s’appliquent pas à toutes les activités. La carte ci-dessous en montre 33 : le 33e indicateur s’ajoute le 1er novembre 2026 (décret n° 2026-728).

1. 1

   Critère 1 — Informer le public

   Ce qu’un prospect peut apprendre sur vos formations avant de vous contacter : prérequis, objectifs, durée, tarifs, délais, résultats.

   • I01Indicateur 1, Information du public sur les prestations
   • I02Indicateur 2, Indicateurs de résultats
   • I03Indicateur 3, Information sur les certifications

2. 2

   Critère 2 — Identifier le besoin et fixer les objectifs

   Comment vous cernez le besoin de chaque bénéficiaire, et comment vous en tirez des objectifs précis et vérifiables.

   • I04Indicateur 4, Analyse du besoin du bénéficiaire
   • I05Indicateur 5, Objectifs opérationnels et évaluables
   • I06Indicateur 6, Contenus et modalités de mise en œuvre
   • I07Indicateur 7, Adéquation aux exigences certification
   • I08Indicateur 8, Positionnement et évaluation des acquis

3. 3

   Critère 3 — Adapter et suivre la prestation

   Comment vous accueillez, adaptez, suivez et évaluez pendant la prestation — y compris quand un parcours dérape.

   • I09Indicateur 9, Information sur les conditions de déroulement
   • I10Indicateur 10, Adaptation de la prestation
   • I11Indicateur 11, Évaluation atteinte des objectifs
   • I12Indicateur 12, Engagement et prévention des ruptures
   • I13Indicateur 13, Coordination centre / entreprise
   • I14Indicateur 14, Accompagnement socio-professionnel
   • I15Indicateur 15, Droits et devoirs des apprentis
   • I16Indicateur 16, Conditions de présentation certification

4. 4

   Critère 4 — Avoir les moyens de ce que vous promettez

   Les personnes, les salles, les outils et les supports que vous mobilisez réellement.

   • I17Indicateur 17, Moyens humains et techniques adaptés
   • I18Indicateur 18, Coordination des intervenants
   • I19Indicateur 19, Ressources pédagogiques
   • I20Indicateur 20, Référent handicap, mobilité, conseil

5. 5

   Critère 5 — Des intervenants compétents, et qui le restent

   Les compétences de ceux qui forment — vous compris — et ce que vous faites pour les entretenir.

   • I21Indicateur 21, Compétences des intervenants
   • I22Indicateur 22, Développement des compétences personnel

6. 6

   Critère 6 — Être branché sur votre environnement

   Vos veilles (réglementaire, métiers, pédagogie), votre réseau handicap, vos sous-traitants, vos partenaires.

   • I23Indicateur 23, Veille légale et réglementaire
   • I24Indicateur 24, Veille sur évolutions des métiers
   • I25Indicateur 25, Veille innovations pédagogiques
   • I26Indicateur 26, Réseau partenaires PSH
   • I27Indicateur 27, Conformité sous-traitants
   • I28Indicateur 28, Réseau partenaires socio-éco alternance
   • I29Indicateur 29, Actions d'insertion professionnelle

7. 7

   Critère 7 — Écouter et s’améliorer

   Ce que vous faites des retours de vos stagiaires, des réclamations et des incidents. C’est le critère le plus scruté quand vous renouvelez.

   • I30Indicateur 30, Recueil appréciations parties prenantes
   • I31Indicateur 31, Traitement difficultés et réclamations
   • I32Indicateur 32, Mesures d'amélioration continue
   • I33Indicateur 33, Évaluation des enseignements par les apprenants

Ce qu’on croit, ce qui est vrai

Les idées reçues sur Qualiopi

7 phrases entendues souvent. Si l’une d’elles vous ressemble, ouvrez-la.

• « L’audit interne est le troisième type d’audit Qualiopi. »
• « Qualiopi certifie la qualité de mes formations. »
• « J’ai tous les documents types, donc je suis conforme. »
• « Je suis certifié, c’est tranquille pour trois ans. »
• « L’auditeur va éplucher tous mes dossiers. »
• « Je suis nouvel entrant, on ne me demandera rien. »
• « La surveillance, c’est juste une formalité rapide. »

Exister comme organisme de formation

Devenir organisme de formation : l’ordre réel des étapes

Cinq étapes, dans cet ordre. Se tromper d’ordre ne coûte pas une amende : cela coûte des mois. Chaque étape porte la référence du texte qui la fonde.

Ces repères ne relèvent pas de Qualiopi : ils décrivent ce qu’exige le fait d’exercer comme organisme de formation, certifié ou non. Ils sont donnés à titre d’information, avec la référence du texte à chaque fois. APTE explique et fournit des trames ; il n’accomplit aucune démarche et ne remplace ni votre expert-comptable, ni votre conseil juridique.

1. Étape 1 sur 5

   Créer la structure et obtenir un SIREN

   Immatriculer l’entreprise - entreprise individuelle, micro-entreprise, société ou association - et recevoir son numéro SIREN.

   Quand : Avant tout le reste : les étapes suivantes réclament ce numéro.

   La formation professionnelle ne se déclare pas à la place d’une entreprise : elle se déclare EN TANT QU’entreprise. Vous passez donc d’abord par le guichet unique des formalités des entreprises, opéré par l’INPI, qui transmet aux organismes concernés. L’INSEE attribue ensuite le numéro SIREN.

   Source : guichet unique des formalités des entreprises (INPI)

   Source : guichet unique des formalités des entreprises (INPI) · code du travail, art. L. 6313-1

2. Étape 2 sur 5

   Signer votre première convention ou votre premier contrat de formation

   C’est cet acte, et lui seul, qui fait naître l’obligation de déclarer votre activité. Pas la création de l’entreprise, pas la publication d’un catalogue.

   Quand : Quand un premier client s’engage - entreprise, financeur, ou particulier.

   Art. L. 6351-1 du code du travail : la déclaration est déposée « dès la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle ».

   Source : code du travail, art. L. 6351-1

   Deux documents différents selon l’acheteur : une CONVENTION quand le client est une personne morale - entreprise, financeur - au titre de l’art. L. 6353-1 ; un CONTRAT quand une personne physique entreprend une formation à titre individuel et à ses frais, au titre de l’art. L. 6353-3. Les deux trames correspondantes sont accessibles dans vos kits APTE inclus, avant de lancer un audit. Choisissez la trame selon votre acheteur et personnalisez-la avant signature.

   Source : code du travail, art. L. 6353-1 · code du travail, art. L. 6353-3

   À noter : Gardez-en une copie : elle fait partie des pièces à joindre à votre déclaration d’activité.

   Source : code du travail, art. R. 6351-5

   Avant d’accueillir votre premier stagiaire : le règlement intérieur. Art. L. 6352-3 du code du travail : « Tout organisme de formation établit un règlement intérieur applicable aux stagiaires et aux apprentis », document écrit qui fixe les mesures de santé, de sécurité et de discipline et les modalités de représentation des stagiaires. L’obligation vaut pour tout organisme, quelle que soit sa catégorie d’actions, et « y compris dans ceux qui accueillent les stagiaires et apprentis dans des locaux mis à leur disposition » (art. R. 6352-1). Quand la formation se déroule dans une entreprise déjà dotée d’un règlement intérieur, les mesures de santé et de sécurité applicables sont celles de ce règlement-là.

   Source : code du travail, art. L. 6352-3 · code du travail, art. R. 6352-1

   Avant l’inscription définitive : l’information préalable. Art. L. 6353-8 du code du travail : les objectifs et le contenu de la formation, la liste des formateurs, les horaires, les modalités d’évaluation, les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires et le règlement intérieur « sont mis à disposition du stagiaire et de l’apprenti avant leur inscription définitive ». Pour un contrat avec un particulier s’y ajoutent les tarifs, les modalités de règlement et les conditions financières en cas de cessation anticipée ou d’abandon, remis « avant son inscription définitive et tout règlement de frais ».

   Source : code du travail, art. L. 6353-8

   Source : code du travail, art. L. 6351-1 · code du travail, art. L. 6353-1 · code du travail, art. L. 6353-3

3. Étape 3 sur 5

   Déclarer votre activité, dans les trois mois

   La déclaration se dépose auprès du préfet de région. Elle donne lieu à un récépissé portant votre numéro d’enregistrement - le « NDA ».

   Quand : Au plus tard dans les trois mois qui suivent la conclusion de votre première convention ou de votre premier contrat.

   Art. R. 6351-1 du code du travail : « Cette déclaration est effectuée au plus tard dans les trois mois qui suivent la conclusion par le prestataire de formation de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle. »

   Source : code du travail, art. R. 6351-1

   C’est un ENREGISTREMENT DÉCLARATIF, pas un agrément ni une autorisation d’État : le préfet de région délivre un récépissé (art. R. 6351-6), et son silence pendant le délai de réponse vaut lui-même enregistrement (art. R. 6351-6-1). Jusqu’au récépissé ou au refus, « l’organisme est réputé déclaré ».

   Source : code du travail, art. L. 6351-1 · code du travail, art. R. 6351-6 · code du travail, art. R. 6351-6-1

   Sur vos conventions, devis, factures et contrats : la mention obligatoire. Art. R. 6351-6 du code du travail : « A l’exception de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, le prestataire de formation fait figurer ce numéro d’enregistrement sur les conventions et, en l’absence de conventions, sur les bons de commandes, devis ou factures, ou les contrats de formation professionnelle qu’il conclut, sous la forme suivante : déclaration d’activité enregistrée sous le numéro auprès du préfet de région de.... » Le premier acte, signé avant le numéro, en est dispensé ; tous les suivants le portent, sous cette forme.

   Source : code du travail, art. R. 6351-6

   Quand vous citez votre numéro dans une publicité : une forme imposée. Art. L. 6352-12 du code du travail : « Lorsque la publicité réalisée par un organisme de formation fait mention de la déclaration d’activité, elle doit l’être sous la seule forme : “Enregistrée sous le numéro… Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat.” » Site, catalogue, plaquette : si le numéro y figure, c’est avec cette phrase, et sans la présenter comme un agrément.

   Source : code du travail, art. L. 6352-12

   Si l’administration vous demande des pièces complémentaires. Le code fixe le délai de réponse de l’administration (deux mois, art. R. 6351-6 ; silence valant enregistrement, art. R. 6351-6-1) mais aucun délai pour compléter un dossier. Le téléservice Mon Activité Formation annonce, lui, que « le déclarant dispose d’un délai de 12 jours ouvrés pour les envoyer ». C’est une consigne du service instructeur, pas un article : tenez-la, et gardez la trace de vos envois.

   Source : code du travail, art. R. 6351-6 · code du travail, art. R. 6351-6-1 · Mon Activité Formation, présentation du décret n° 2025-728 (31 juillet 2025)

   Le détail des pièces à joindre, du délai de réponse, des motifs de refus et du lieu de dépôt est donné plus bas, dans « Votre dossier de déclaration d’activité ».

   Source : code du travail, art. R. 6351-1 · code du travail, art. R. 6351-5 · code du travail, art. R. 6351-13

4. Étape 4 sur 5

   Passer l’audit initial Qualiopi - si vous visez des fonds publics ou mutualisés

   La certification conditionne l’accès aux financements des opérateurs de compétences, de l’État, des régions, de la Caisse des dépôts, de France Travail et de l’Agefiph.

   Quand : Quand vous voulez accéder à ces financements. L’ordre entre cette étape et votre déclaration d’activité est traité dans l’encadré « Le piège d’ordre », plus bas.

   Art. L. 6316-1 du code du travail : la certification vise « les prestataires mentionnés à l’article L. 6351-1 » - les prestataires déclarés.

   Source : code du travail, art. L. 6316-1 · code du travail, art. L. 6351-1

   Avant de déclencher l’audit : une action réalisée par catégorie. Arrêté du 6 juin 2019, art. 1er : « La mise en œuvre d’une action relevant de chaque catégorie d’actions concourant au développement des compétences concernée est un prérequis pour le déclenchement de l’audit. » Une formation vendue mais pas encore donnée ne suffit pas : pour chaque catégorie que vous demandez, une prestation a réellement eu lieu, et l’auditeur échantillonne dedans.

   Source : arrêté du 6 juin 2019, art. 1er

   Avant l’audit : le numéro, ou la preuve du dépôt. Arrêté du 6 juin 2019, art. 1er : « L’audit initial nécessite que l’organisme certificateur collecte au préalable auprès de l’organisme candidat à la certification les données suivantes », dont « le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou la preuve du dépôt de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de trois mois ». La preuve du dépôt suffit donc à cette collecte. Le certificat, lui, n’est délivré qu’après vérification : le certificateur « vérifie la validité du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité de l’organisme candidat […] avant la délivrance du certificat ». Le même article vous demande, jointe au contrat de certification, une déclaration sur l’honneur « datée et signée, attestant qu’il n’a pas, à la date de conclusion du contrat, conclu un contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les catégories d’actions sollicitées ni fait l’objet d’un refus ou d’un retrait de certification de moins de trois mois sur ces catégories » : son modèle, à deux attestations, est dans votre kit « dossier au certificateur ».

   Source : arrêté du 6 juin 2019, art. 1er

   Quand contacter le certificateur. Dès que votre première action est réalisée et votre déclaration d’activité déposée : ce sont les deux données que l’art. 1er de l’arrêté fait collecter avant l’audit. Aucun texte ne fixe de délai entre la déclaration d’activité et l’audit ; le calendrier est celui du certificateur et le vôtre.

   Source : arrêté du 6 juin 2019, art. 1er

   À noter : Nouvel entrant : ce que vous devez à la surveillance. Arrêté du 6 juin 2019, art. 2 : « Dans le cas d’un organisme audité en tant que nouvel entrant à l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance prévue à l’article 4 est majorée d’une demi-journée, afin de permettre la vérification des indicateurs dont la mise en œuvre effective est auditée à l’audit de surveillance. » L’audit de surveillance a lieu « entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification ».

   Source : arrêté du 6 juin 2019, art. 2 · arrêté du 6 juin 2019, art. 4

   D’où part la « première année d’activité » ? L’art. 1er de l’arrêté réserve les modalités d’audit adaptées à l’organisme dans sa « première année d’activité » sans dire d’où cette année se compte. APTE la fait partir de votre première prestation (premier contrat ou première convention), et vous invite à confirmer ce point de départ avec votre certificateur : c’est lui qui apprécie le régime.

   Source : arrêté du 6 juin 2019, art. 1er

   C’est ici que le reste de APTE prend le relais : votre parcours par indicateur, vos trames, votre audit blanc. Cette chronologie-ci ne s’occupe que de ce qui existe AVANT et AUTOUR de Qualiopi.

   Source : code du travail, art. L. 6316-1 · code du travail, art. L. 6351-1 · arrêté du 6 juin 2019, art. 1er · arrêté du 6 juin 2019, art. 2

5. Étape 5 sur 5

   Transmettre votre bilan pédagogique et financier chaque année

   Obligation annuelle de tout prestataire déclaré, certifié ou non. C’est elle qui maintient votre déclaration en vie.

   Quand : Avant le 30 avril de chaque année, pour l’exercice comptable clos.

   Art. R. 6352-23 du code du travail : le prestataire déclaré adresse son bilan pédagogique et financier « avant le 30 avril de chaque année ». L’obligation elle-même est posée par l’art. L. 6352-11.

   Source : code du travail, art. R. 6352-23 · code du travail, art. L. 6352-11

   À noter : C’est l’étape dont l’oubli coûte le plus cher, et elle est décrite en détail dans vos alertes de parcours : un bilan non transmis rend votre déclaration d’activité caduque, et un bilan qui ne fait apparaître aucune activité produit le même effet.

   Source : code du travail, art. L. 6351-6

   Votre premier bilan, si votre premier exercice n’est pas encore clos. La DREETS Occitanie l’écrit sur sa page de campagne : « Si votre 1er exercice comptable n’est pas clos au 30/04 de l’année en cours, vous n’êtes a priori pas concerné par cette démarche. » C’est une lecture administrative, pas un article : confirmez votre situation avec votre propre DREETS, et préparez dès maintenant les produits perçus par financeur depuis vos livres, que le certificateur vous demandera à la place du bilan.

   Source : DREETS Occitanie, « Transmission du bilan pédagogique et financier » (page à jour au 31 août 2026) · arrêté du 6 juin 2019, art. 1er

   Source : code du travail, art. L. 6352-11 · code du travail, art. R. 6352-23 · code du travail, art. L. 6351-6

Les mots de l’audit

Lexique

Le vocabulaire que vous entendrez le jour J, expliqué sans jargon.

action corrective

Ce que vous mettez en place pour supprimer un écart constaté, et la trace que vous l’avez fait. Affirmer avoir corrigé ne suffit pas : l’auditeur demande à voir.On vous reproche l’absence de mention d’accessibilité sur votre site. L’action corrective, ce n’est pas « je vais l’ajouter » : c’est la page modifiée, avec sa date.

arrêté

Un texte signé par un ministre, publié au Journal officiel, qui précise comment appliquer une loi ou un décret. Il s’impose à tout le monde. Ce n’est ni une recommandation ni une note d’un certificateur.L’arrêté du 6 juin 2019 est celui qui décrit les audits Qualiopi : combien il y en a, à quel moment, et sous quels délais une non-conformité doit être corrigée. C’est lui qu’on cite tout au long de ce module.

audit blanc

Une simulation d’audit, faite pour repérer vos lacunes avant le vrai. C’est ce que fait APTE. Aucune valeur officielle : le rapport ne vaut pas décision de certification.

audit interne

Une revue que votre organisme conduit sur lui-même, quand il le décide. C’est une bonne pratique. Ce n’est PAS un type d’audit Qualiopi et cela ne remplace aucun audit officiel.Confondre « audit interne » et « audit de surveillance » est l’erreur la plus fréquente — et la plus coûteuse, car la surveillance a une fenêtre réglementaire à ne pas manquer.

catégorie d’action

Le type de prestation que vous êtes certifié à délivrer : action de formation, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience, apprentissage. Elle détermine quels indicateurs vous concernent.Un centre de bilan de compétences n’est pas audité sur les indicateurs propres à l’apprentissage.

COFRAC

Le Comité français d’accréditation. Il n’audite personne : il contrôle les organismes certificateurs et les accrédite. C’est ce qui garantit qu’un audit vaut la même chose d’un certificateur à l’autre.

CPF

Compte personnel de formation. Le crédit en euros dont dispose chaque actif pour financer lui-même une formation, via la plateforme Mon Compte Formation.

critère

Un grand thème du référentiel. Il y en a 7. Un critère ne se vérifie pas directement : il se décompose en indicateurs, et c’est sur eux que l’auditeur travaille.Le critère 1 porte sur l’information que vous donnez au public avant qu’il ne s’inscrive.

document-cadre

Un support que vous avez rédigé et qui sert de modèle : convention type, programme type, grille d’évaluation vierge. Il montre ce que vous avez prévu, pas ce que vous avez fait.Un classeur de modèles vierges, aussi soigné soit-il, ne suffit pas sur les indicateurs qui portent sur une pratique — y compris lors d’un premier audit.

échantillonnage

La méthode de l’auditeur : il ne lit pas tous vos dossiers, il en choisit quelques-uns et les suit d’un bout à l’autre. C’est lui qui choisit, pas vous.Vous avez fait neuf sessions cette année. Il vous demandera peut-être celle de juin, en distanciel — pas celle de mars que vous avez préparée.

fonds mutualisés

De l’argent mis en commun par les entreprises ou la collectivité pour financer la formation, puis redistribué. Vous n’y accédez pas librement : c’est ce que Qualiopi conditionne.

indicateur

Un point de contrôle précis. Il y en a 32 en tout, et le 33e indicateur s’ajoute le 1er novembre 2026 (décret n° 2026-728). Pour chacun, l’auditeur pose une question, écoute votre réponse, et demande à voir une trace. Tous ne s’appliquent pas à tout le monde.L’indicateur 1 vérifie que vos prérequis, objectifs, durée, tarifs et modalités d’accès sont publics et à jour.

non-conformité

Un écart entre ce qu’exige un indicateur et ce que l’auditeur constate chez vous. Souvent abrégé « NC ». Ce n’est pas une sanction, c’est un constat qui ouvre une correction à faire.

non-conformité majeure

Un écart de fond : l’exigence n’est pas respectée, ou vous ne pouvez rien montrer. Sur 17 des 32 indicateurs que le Guide de lecture couvre, c’est le seul niveau possible — un écart y est majeur ou n’est pas. L’indicateur créé par le décret n° 2026-728 ne figure dans aucune des deux listes : aucun texte publié ne dit encore s’il admet un écart mineur.

non-conformité mineure

Un écart partiel : l’exigence est globalement respectée, mais quelque chose manque ou la trace est incomplète. Ce niveau n’existe pas pour tous les indicateurs.

nouvel entrant

Un organisme dans sa première année d’activité, ou qui lance une nouvelle catégorie d’action. Certains indicateurs lui sont alors audités sur le processus écrit plutôt que sur des preuves d’application.Vous démarrez : on ne vous demande pas d’inventer un taux de satisfaction. On vous demande de montrer comment vous allez le collecter.

OPCO

Opérateur de compétences. L’organisme qui collecte les contributions formation des entreprises d’une branche et prend en charge tout ou partie du coût de leurs formations.

organisme certificateur

L’entreprise qui vous audite et qui délivre — ou non — votre certificat. Vous la choisissez et vous la payez. Ce n’est ni l’État, ni votre OPCO, ni APTE.

preuve

La trace qu’une chose a réellement eu lieu, sur un cas réel, à une date réelle. Un modèle vierge n’est pas une preuve : c’est un document.La convention signée par l’entreprise Durand le 12 mars 2026 pour la session des 18 et 19 mars est une preuve. Votre modèle de convention, vierge, n’en est pas une.

processus

La façon dont vous vous y prenez, à chaque fois, pour faire quelque chose. Ce n’est ni un fichier ni un résultat : c’est une habitude que vous pouvez décrire et que vos traces confirment.« À chaque inscription, j’édite la convention, je l’envoie, et je la fais signer avant le premier jour » — voilà un processus. Il se raconte en une phrase.

Qualiopi

La certification qualité française des organismes de formation. Elle atteste que votre organisation respecte un cadre commun à tous les prestataires. Elle ne juge pas le contenu de vos formations.Sans Qualiopi, vous pouvez toujours former une entreprise qui vous paie sur ses fonds propres. Mais votre formation ne peut pas être achetée avec le compte personnel de formation d’un salarié.

référentiel national qualité

Le texte de référence sur lequel vous êtes audité. Il est le même pour tout le monde et se lit à deux niveaux : 7 critères (les grands thèmes) et 32 indicateurs (les points vérifiés un par un) — le 33e indicateur s’ajoute le 1er novembre 2026 (décret n° 2026-728), en fin de critère 7 et sans renuméroter les autres.