1.Qui traite vos données ?
APTE est un service en ligne qui aide les organismes de formation à préparer la certification Qualiopi par un audit blanc assisté par intelligence artificielle.
- Responsable du traitement
- SAS LHOMME DEVELOPMENT AND INNOVATION (LHOMME D&I)
- Forme juridique
- Société par actions simplifiée (SAS)
- Siège social
- 5 rue Saint-Thomas, 30000 Nîmes, France
- SIRET
- 793 767 336 00019
- Contact protection des données
- contact@apte-audit.fr
- Adresse des demandes RGPD
- 5 rue Saint-Thomas, 30000 Nîmes, France
- Délégué à la protection des données
- Non : aucun délégué à la protection des données n'a été désigné ni déclaré à la CNIL. Le point de contact ci-dessus reçoit toute demande relative aux données personnelles.
2.Quelles données collectons-nous et pourquoi ?
Votre compte. À l'inscription, nous collectons votre adresse email et un mot de passe (stocké sous forme hachée, jamais en clair), afin de vous identifier et de sécuriser votre accès. Nous enregistrons également la date d'acceptation et la version des conditions générales, à titre de preuve.
Le profil de votre organisme. Type de structure, taille, modalités de formation, publics, financements, statut Qualiopi, recours à la sous-traitance, présence d'un référent handicap, spécialités, nom de la structure, logo et couleurs de marque. Ces informations servent à adapter le questionnaire à votre activité réelle et à contextualiser les analyses. Elles sont modifiables à tout moment.
Votre parcours et vos dossiers de préparation. Les dates de votre certificat et de vos rendez-vous, les écarts déclarés, l’état de votre déclaration d’activité et de vos BPF servent à construire votre calendrier. Les réponses, notes et brouillons des kits permettent de reprendre votre préparation et de personnaliser vos documents. Ils restent rattachés au compte, même sans session d’audit. Préparer un kit ne transmet aucun dossier à l’administration.
Vos sessions d'audit et vos réponses. Vos réponses aux questionnaires, les niveaux attribués automatiquement, les observations et actions correctives produites, ainsi que le contexte d'audit déclaré. Ces données constituent le cœur du service.
Les documents que vous déposez. PDF, documents bureautiques, tableurs et images joints à vos réponses ou à vos conversations, analysés automatiquement pour évaluer vos preuves de conformité.
Vos échanges avec l'assistant. L'historique de vos conversations, afin de fournir une aide contextuelle cohérente d'une session à l'autre. Cet historique est strictement personnel.
Votre site internet, et ce que nous en gardons. Quand vous nous demandez d'analyser votre site, nous le parcourons page par page, par un programme, et nous en téléchargeons puis conservons les pages et les documents publics : plaquettes, catalogues, tarifs, conditions générales, mentions sur l'accessibilité. Nous restons sur le domaine que vous avez déclaré, et nous n'allons jamais derrière un mot de passe : nous ne prenons que ce que vous publiez, et que n'importe quel visiteur peut lire.
Pourquoi nous les gardons. Parce qu'un site change. Si nous ne conservions que notre conclusion, vous ne pourriez plus, six mois plus tard devant votre auditeur, montrer ce sur quoi elle reposait. Nous gardons donc la page telle qu'elle était le jour où nous l'avons prise, avec sa date, son adresse, et une empreinte qui prouve qu'elle n'a pas été retouchée depuis.
Combien de temps, et comment les faire partir. Ces copies sont conservées jusqu'à 12 mois après la clôture de leur session. La nouvelle règle ne s'applique qu'après votre acceptation de la version qui l'expose, suivie d'un préavis de 30 jours. Une réclamation en cours protège ses preuves. Supprimer la session les efface, fichiers compris, et fermer votre compte les efface aussi. L’export de vos données joint les fichiers disponibles dans des archives ZIP, avec leur manifeste, leur adresse d’origine et leur date. Un bilan signale les fichiers indisponibles. Pour faire retirer une page en particulier sans supprimer votre session, écrivez-nous : contact@apte-audit.fr.
Un point que nous préférons écrire. Le site d'un organisme de formation porte souvent le nom et la photographie de vos formateurs, les coordonnées de votre référent handicap, ou des témoignages de stagiaires. Ces personnes sont concernées par cette copie sans nous avoir rien demandé, et sans avoir de compte chez nous. La collecte conserve la page ; la lecture demandée ensuite peut transmettre son texte et ses images à notre fournisseur IA. Elle recherche des faits utiles à votre préparation, dont les fonctions et contacts professionnels publiés. Retirez les identités, portraits, témoignages et données de santé sans nécessité avant transmission. Nous ne republions pas ces copies. Une personne peut nous signaler une page ou exercer ses droits sans compte APTE : contact@apte-audit.fr.
Rapports et documents générés. Les rapports PDF et documents produits sont téléchargés sur votre appareil. Selon l'offre souscrite, une copie peut être enregistrée dans votre espace personnel sous forme de versions successives (aucun fichier déjà enregistré n'est modifié silencieusement). Vous pouvez les lister, les retélécharger ou les supprimer depuis la page « Gestion de mes données ».
Vos achats et votre abonnement. Offre souscrite, montant, date, statut du paiement, identifiant de client chez le prestataire de paiement et, pour un abonnement, statut (actif, suspendu, résilié) et date de la prochaine échéance. Ces données servent à ouvrir les droits achetés, à émettre les factures et à gérer les renouvellements et résiliations. Nous ne recevons ni ne conservons vos coordonnées bancaires : elles sont saisies directement chez le prestataire de paiement.
Le rapport de votre organisme certificateur. Si vous déposez une réclamation au titre de la garantie, le rapport d'audit ou la notification de décision que vous joignez est lu par un traitement automatisé, texte et images comprises, afin d'en extraire l'organisme émetteur, la date et la nature de la décision, ainsi que les écarts relevés et l'indicateur auquel chacun se rattache. Ce document est transmis en entier à notre prestataire d'intelligence artificielle pour cette lecture. Ne déposez que le document utile, et vérifiez ce qu'il contient avant de l'envoyer : un rapport d'audit est rédigé par un tiers et peut nommer des personnes (auditeur, référent qualité, bénéficiaires d'un échantillon).
Ce que devient ce document. Il est conservé tant que la session d'audit concernée existe, et il figure dans l'export de vos données comme les autres fichiers que vous avez déposés. La suppression de cette session l'efface, avec la lecture automatisée qui en a été faite et avec la réclamation elle-même. Il ne figure pas dans la liste « Mes documents » de la page « Gestion de mes données », qui ne recense que les pièces déposées à l'appui d'un indicateur : pour le faire effacer sans supprimer votre session, écrivez-nous : contact@apte-audit.fr.
Fermeture de votre compte : ce qui part, ce qui reste. Les étapes décrites ici concernent vos fichiers et données individuels ; le retrait préalable des accès Pro est décrit dans la section « Espaces APTE Auditeurs ». Depuis le 12 août 2026, la fermeture d'un compte retire d'abord vos fichiers du stockage, puis supprime les enregistrements de la base. L'inventaire de tous les espaces de stockage est dressé en entier avant le premier retrait : s'il ne peut pas l'être, aucun fichier n'est retiré et le compte reste ouvert. Une fois les retraits commencés, en revanche, les fichiers déjà retirés ne reviennent pas si une étape échoue ensuite : le compte reste alors ouvert, avec la liste de ce qui a été détruit, parce que le stockage et la base sont deux systèmes distincts qu'aucune transaction ne peut annuler ensemble. Ce qui ne part pas se répartit en trois catégories, et une seule est anonymisée. Vos données de facturation, votre historique d'abonnement et, le cas échéant, le dossier d'une réclamation au titre de la garantie sont anonymisés et non supprimés : ils ne vous désignent plus, mais la trace comptable et la trace d'instruction demeurent, comme le prévoient les articles 17.3.b et 17.3.e du RGPD. L'adresse électronique d'une demande d'exercice de vos droits, elle, est conservée en clair trois ans : anonymisée, elle ne prouverait plus rien. Et votre preuve d'acceptation des conditions générales est conservée cinq ans, sous forme d'empreinte non réversible de votre adresse. Le détail de ces trois conservations figure plus bas, sous « Combien de temps conservons-nous vos données ? ». Vous ne pouvez plus vous connecter ? Écrivez-nous : contact@apte-audit.fr.
Pendant l'instruction d'une réclamation. Tant que votre réclamation n'est pas close, déclarée irrecevable ou retirée à votre demande, ce document ne peut pas être effacé, y compris sur demande : une réclamation dépourvue de son justificatif est irrecevable, et l'effacer vous priverait de la pièce sur laquelle repose votre demande. Ces trois états sont les seuls qui lèvent la restriction : un remboursement versé ne clôt pas le dossier de lui-même, la clôture est un acte de notre part, et le service ne la déclenche ni ne la rappelle automatiquement. Si vous nous demandez de retirer votre réclamation, en revanche, la restriction est levée immédiatement : il n'y a plus d'instruction, donc plus rien à conserver. La fermeture de votre compte est refusée dans les mêmes termes, et depuis le 12 août 2026 : les trois chemins qui pourraient détruire cette pièce (effacement du seul fichier, suppression de la session, fermeture du compte) opposent le même refus, sans quoi la phrase ci-dessus serait vraie pour deux d'entre eux et fausse pour le troisième. Le refus nomme le dossier et les deux issues : retirer la réclamation, ou attendre sa clôture. Si votre dossier est terminé, ou si vous souhaitez retirer votre réclamation, écrivez-nous : contact@apte-audit.fr.
Données techniques. Identifiants de session, horodatages de connexion, journaux techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité. Elles ne sont pas utilisées à des fins commerciales ou publicitaires.
Veille Qualiopi (accès aux analyses réservées). Si vous laissez votre adresse électronique pour ouvrir une analyse réservée, nous enregistrons : cette adresse, la date et le texte exact du consentement que vous avez accepté, le slug de l'article depuis lequel vous l'avez demandé, votre choix de recevoir ou non les avis de publication, la date du dernier accès servi, et l'empreinte cryptographique des jetons d'accès — jamais les jetons eux-mêmes. Aucun agent utilisateur n'est conservé. Votre adresse IP n'est jamais enregistrée en clair : pour limiter le débit des formulaires publics, seule une empreinte SHA-256 non réversible en est calculée, et elle est effacée au bout de trois jours. Cette adresse électronique ne sert qu'à deux choses : ouvrir l'accès aux analyses, et vous prévenir d'une nouvelle publication si vous l'avez demandé. Elle n'est ni vendue, ni louée, ni rapprochée de votre compte client. Chaque message envoyé porte un lien de désinscription immédiate, et la page /veille/retrait, ouverte depuis ce lien, permet de se retirer à tout moment — sans justification, et sans qu'il soit nécessaire d'avoir un compte.
Veille liée à votre dossier (titulaires d'un compte). C'est un canal distinct de la veille ci-dessus, et il ne s'active que par une case que vous cochez vous-même : sur votre tableau de bord, dans votre Espace Continu, ou sous l'encart d'un article qui touche votre dossier. Nous n'inscrivons jamais un client à l'un parce qu'il a demandé l'autre, et nous ne reportons aucune adresse de l'un vers l'autre. Si vous cochez cette case, nous enregistrons : l'identifiant de votre compte, la date et le texte exact du consentement que vous avez accepté, l'écran depuis lequel vous l'avez donné, et la trace de chaque message envoyé (quel article, à quelle date) : cette dernière sert à ne jamais vous écrire deux fois pour la même publication. Le message lui-même ne contient aucune donnée d'audit au-delà des indicateurs de votre périmètre que l'article cite : ni vos scores, ni vos réponses, ni vos dates n'y figurent, et le rapprochement entre l'article et votre dossier est fait par une comparaison de listes sur nos serveurs. Ce rapprochement est un traitement automatisé, mais il n'emporte ni profilage, ni décision automatisée, ni recours à un modèle de langage : il compare deux listes d'indicateurs, et rien d'autre. Chaque message porte un lien de retrait immédiat, et la case se décoche à tout moment depuis votre espace. Dans les deux cas, plus aucun message de ce canal ne part, et ni votre compte, ni vos audits, ni votre abonnement n'en sont modifiés.
Documents contenant des données de tiers
Vos documents peuvent contenir des données concernant des tiers (apprenants, salariés, partenaires). En les déposant, vous vous portez garant de disposer du droit de les communiquer dans ce cadre. Nous vous recommandons de ne déposer que les pièces strictement utiles et d'occulter les données personnelles qui ne sont pas nécessaires à la démonstration de conformité.
Les champs relatifs à l'accessibilité et au handicap sont destinés à décrire l'organisation de votre structure (référent, procédures, aménagements types), non la situation individuelle de personnes identifiables. Évitez d'y saisir des informations de santé concernant une personne identifiable.
3.Vous êtes cité dans une pièce ou une page utilisée pour un audit
L'organisme prépare ses pratiques qualité avec APTE et choisit les documents et pages utiles. Il définit la finalité de cette préparation ; APTE traite les pièces suivant les instructions qui encadrent le service. Les rôles d'un cabinet et de son client dépendent de leur mission. APTE reste responsable de ses propres usages de compte, sécurité et garantie.
Les sources sont les documents fournis par l'organisme et les pages publiques de son site. Elles peuvent contenir votre fonction ou contact professionnel, votre présence dans une action, un témoignage ou une photographie. Le texte, les PDF et les images utiles peuvent être analysés par Anthropic et conservés chez Supabase. Les destinataires, transferts et durées sont détaillés dans cette politique. Les constats proposés sont relus ; APTE ne délivre pas de certification et ces analyses ne sont pas destinées à prendre une décision individuelle sur vous.
L'organisme doit vous préciser sa base juridique, la source concernée, ses destinataires et sa conservation avant de transmettre vos données. Son abonnement ne constitue pas votre consentement. Si ces mentions ne figurent pas dans la notice qu'il vous a déjà remise, il doit vous fournir un complément. Une publication sur Internet ne dispense pas automatiquement d'information.
Vous pouvez demander accès, rectification, effacement ou limitation selon les conditions applicables, et vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime pour des raisons liées à votre situation. Contactez l'organisme ou contact@apte-audit.fr en indiquant si possible la page ou la pièce concernée. Aucun compte APTE n'est nécessaire. Nous instruisons la demande avec le responsable du dossier, protégeons les autres personnes présentes dans la pièce et répondons normalement sous un mois. Un refus ou une prolongation est expliqué. Vous pouvez saisir la CNIL.
Pour l'organisme : informez les personnes par votre canal habituel et conservez la version et la preuve de remise. Préférez les résultats agrégés et exemples expurgés. Ne transmettez pas de dossier de santé nominatif pour prouver une procédure d'accueil ou d'adaptation. Cette page générale ne remplace pas la notice personnalisée et sa remise effective.
4.Sur quelles bases juridiques ?
| Traitement | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Compte et authentification | Créer et sécuriser votre accès au service | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Profil de l'organisme, sessions, réponses, documents | Réaliser l'audit blanc et produire les analyses et rapports | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Assistant conversationnel | Répondre à vos questions sur le référentiel | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Lecture du rapport de votre organisme certificateur | Vous proposer les indicateurs concernés par les écarts relevés, et préparer l'instruction de votre réclamation | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Collecte et conservation de votre site public | Établir ce que votre site dit de votre offre à une date certaine, et conserver la copie qui le prouve. Pour les personnes dont le nom figure sur ce site sans être parties au contrat (formateurs, référent handicap, auteurs de témoignages), le contrat ne peut pas servir de fondement : la copie repose alors sur notre intérêt légitime, borné au seul domaine que vous avez déclaré, sans enrichissement ni rapprochement avec une autre source | Exécution du contrat (art. 6.1.b) et intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) |
| Instruction des réclamations et suivi d'exploitation | Examiner les réclamations reçues et en décider ; connaître le coût de revient et détecter un usage anormal | Exécution du contrat (art. 6.1.b) et intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) |
| Journaux techniques et sécurité | Prévenir les abus, diagnostiquer les incidents | Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) |
| Paiements, gestion de l'abonnement et des renouvellements | Encaisser le prix, ouvrir les droits achetés, gérer les échéances et les résiliations. Le statut de votre abonnement APTE Continu est tenu à jour à partir des événements transmis par le prestataire de paiement | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Alertes d'échéance et point mensuel par courriel (abonnés APTE Continu) | Vous prévenir avant les échéances de votre cycle (bilan pédagogique et financier, fenêtre de surveillance, échéance de certificat, délais de vos non-conformités déclarées), calculées à partir des dates et déclarations que vous avez saisies ; et vous adresser, le 1er de chaque mois au plus, le point « Votre mois APTE », composé automatiquement à partir de votre compte, sans intervention humaine ni modèle d'intelligence artificielle : échéances des soixante prochains jours, couleur des indicateurs de votre dernier dossier et actions que vous y avez marquées terminées, titres et dates des trames que vous avez fait produire, parutions du mois touchant votre dossier, cumul hors taxes de vos mensualités de Suivi face au seuil qui ouvre un crédit. Ce point n'est envoyé que s'il a quelque chose à dire. Ces courriels de service sont activés par défaut pour les abonnés et se désactivent ensemble, à tout moment, par la case « Alertes d'échéance et point mensuel par courriel » dans « Mon compte » et par le lien de désinscription figurant dans chaque message. Ils sont acheminés par le sous-traitant d'envoi (voir la section sur les sous-traitants) | Exécution du contrat (art. 6.1.b) et intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) |
| Socle de cycle au niveau du compte et tableau de bord (abonnés APTE Continu) | Conserver au niveau de votre compte le registre déclaré et les échéances reportés par vos sessions d'audit, et vous les présenter entre deux sessions. Aucune donnée n'est inventée : le compte ne porte que ce qu'une session a réellement écrit | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Facturation et comptabilité | Émettre et conserver les pièces comptables | Obligation légale (art. 6.1.c RGPD) |
| Mesure d'audience agrégée du site | Comptabiliser les visites sans cookie ni identifiant publicitaire | Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) |
| Preuve de l'acceptation des conditions générales | Établir quelle version du contrat a été acceptée, et quand | Exécution du contrat et intérêt légitime |
| Veille Qualiopi et accès aux analyses réservées | Ouvrir l'accès aux analyses réservées et, si vous l'avez demandé, vous prévenir de chaque nouvelle publication | Consentement (art. 6.1.a RGPD) |
| Veille liée à votre dossier (titulaires d'un compte) | Vous prévenir, à l'adresse de votre compte, lorsqu'un texte publié cite un indicateur du périmètre de vos sessions d'audit. Le rapprochement est une comparaison de listes faite sur nos serveurs, sans profilage, sans décision automatisée et sans recours à un modèle de langage ; le message ne nomme que les indicateurs concernés. Ce canal est distinct de la veille ci-dessus, ne s'active que par une case que vous cochez vous-même (tableau de bord, Espace Continu, ou encart d'un article qui touche votre dossier), et se retire par un lien présent dans chaque message | Consentement (art. 6.1.a RGPD) |
5.Espaces APTE Auditeurs et demandes de devis
Demandes de devis. Nous utilisons la société, le nom, l’adresse électronique, le besoin exprimé et les coordonnées facultatives pour répondre à la demande et préparer une proposition. Le formulaire ne demande pas de fichiers de clients. Son enregistrement ne crée aucun abonnement. Ces démarches précontractuelles sont réalisées à votre demande ; les accès commerciaux sont réservés aux personnes habilitées chez APTE. Une demande nouvelle ou refusée, sans organisation associée, est supprimée après un an. Les échanges en cours et contrats suivent les durées applicables à la relation commerciale.
Dossiers professionnels. L’organisation qui conduit l’audit définit les finalités, les destinataires autorisés et les règles de conservation de ses dossiers. APTE héberge et traite ces données suivant les instructions documentées qui encadrent le service. Les rôles et obligations sont précisés pour chaque traitement dans l’accord applicable, en fonction de son fonctionnement réel. APTE reste responsable de ses propres traitements de gestion des comptes, sécurité et relations commerciales.
Les appartenances, fonctions, habilitations et affectations déterminent les accès. La préparation client, les pièces déposées, les constats saisis sur place, les rapports et les suites sont rattachés à une mission. Une pièce simplement consultée est identifiée comme telle. Les analyses IA internes sont des propositions à vérifier ; elles ne constituent pas une décision de certification. Les informations techniques de traitement et les versions permettent de retrouver leurs sources.
Départ et exercice des droits. Fermer un compte retire ses accès auditeurs et ses invitations opérationnelles. Cela ne supprime pas les archives d’une organisation. Les attributions professionnelles et versions nécessaires à la traçabilité sont conservées selon les finalités et durées applicables au dossier ; elles ne sont pas présentées comme anonymes. Le dernier propriétaire doit transférer sa fonction avant son départ. En cas d’incident après le retrait des accès, la fermeture est reprenable.
L’export personnel comprend les accès, invitations, métadonnées de notifications et traitements, ainsi qu’un index des contributions Pro. Il ne donne pas accès à tous les documents d’un cabinet. Une demande de copie, rectification ou effacement portant sur un dossier est instruite avec son responsable, en tenant compte des données de tiers et des obligations de conservation. Vous pouvez nous transmettre une demande par le contact indiqué dans cette politique.
6.Analyse automatisée par intelligence artificielle
APTE utilise des modèles d'intelligence artificielle pour analyser vos réponses, examiner vos preuves et produire des recommandations. Ce traitement est réalisé par un prestataire spécialisé (voir la section sur les sous-traitants).
- Vos réponses, votre profil et le contenu des documents déposés sont transmis à ce prestataire au moment de chaque analyse, en temps réel.
- Le rapport de votre organisme certificateur, si vous en déposez un à l'appui d'une réclamation, lui est transmis en entier — pages et images comprises — pour y être lu.
- Les niveaux affichés (conforme / à compléter / écart) et les analyses associées sont produits automatiquement : ils constituent une aide à la réflexion, jamais une décision sur votre conformité Qualiopi.
- La lecture de votre rapport vous PROPOSE les indicateurs à rouvrir et cite le passage sur lequel elle se fonde : vous confirmez, écartez ou complétez cette proposition, et rien n'est rouvert sans votre confirmation.
- Aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise sur ce fondement : la décision de certification appartient exclusivement à l'organisme certificateur accrédité, extérieur à APTE, et l'acceptation d'une réclamation est prise par une personne, jamais par un traitement automatisé.
- Vous pouvez à tout moment demander des explications sur un résultat, le contester ou nous signaler une analyse erronée en écrivant au contact indiqué en fin de document.
Vos contenus ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, ni par l'éditeur, ni — selon les conditions contractuelles applicables à l'API utilisée — par le prestataire d'IA.
7.Qui accède à vos données ?
Vos données sont cloisonnées par compte au moyen de contrôles d'accès techniques (authentification, politiques de sécurité au niveau des lignes de la base de données). Nous ne consultons pas vos réponses d'audit, vos documents ni vos conversations dans le cours normal du service.
Un accès interne, limité aux personnes habilitées, n'est possible que dans quatre cas :
- support technique, si vous signalez un problème dont la résolution l'exige, et avec votre accord explicite ;
- incident de sécurité avéré nécessitant une investigation ;
- réquisition d'une autorité judiciaire ou administrative compétente ;
- instruction d'une réclamation que vous avez déposée au titre de la garantie, et suivi de l'exploitation du service (voir ci-dessous).
Ce que nous voyons dans notre console d'administration
Depuis le 5 août 2026, nous disposons d'une console interne qui nous permet de suivre l'exploitation du service. Elle nous donne accès, pour chaque compte : votre adresse email, l'offre souscrite, le nombre de sessions, l'avancement de votre audit (nombre d'indicateurs analysés), les montants payés, vos éventuelles réclamations et leur état, ainsi que le coût de calcul que votre compte représente pour nous.
Lorsque vous déposez une réclamation, elle nous donne également accès au dossier de cette réclamation : le rapport que vous avez joint — que nous pouvons ouvrir et lire nous-mêmes — et sa lecture automatisée, la comparaison avec ce que vous avez déclaré, et le montant plafond applicable.
Elle ne nous donne accès ni au contenu de vos réponses d'audit, ni aux documents que vous avez déposés pendant votre audit blanc, ni à vos conversations avec l'assistant. Toute décision que nous prenons sur une réclamation est enregistrée avec son auteur, sa date et son motif.
Tout accès de ce type laisse une trace dans nos journaux internes.
8.Sous-traitants et transferts hors Union européenne
Pour fournir le service, nous faisons appel aux prestataires suivants, qui traitent certaines de vos données pour notre compte et sur nos instructions :
| Prestataire | Rôle | Établissement |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | Base de données, authentification, stockage des fichiers Région d'hébergement des données : eu-west-1 (Irlande, Union européenne) | Singapour |
| Vercel Inc. | Hébergement de l'application web (interface) | États-Unis |
| Anthropic PBC | Analyse des réponses d'audit, scoring des indicateurs, assistant et génération de documents | États-Unis |
| Stripe Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irlande | Encaissement des paiements, gestion des abonnements, facturation, lutte contre la fraude. Les données de carte bancaire sont saisies directement sur les pages du prestataire : elles ne transitent jamais par nos serveurs et nous ne les conservons pas. Nous ne recevons en retour qu'un identifiant de client, le statut du paiement et le montant. | Irlande / États-Unis Entité contractante à confirmer sur vos factures Stripe |
| Resend Resend, Inc., 2261 Market Street #4382, San Francisco, CA 94114, États-Unis | Acheminement de trois flux de messages. (1) Alertes adressées à l’Éditeur (dépôt d’une réclamation) : elles ne portent que des identifiants techniques internes. (2) Messages de la veille Qualiopi adressés aux abonnés (confirmation d’enregistrement, avis de publication) : adresse de l’abonné et contenu du message. (3) Messages adressés au Client sur le cycle de sa réclamation au titre de la garantie (dépôt, recevabilité, irrecevabilité, retrait de recevabilité, retrait de la demande par le Client, reprise engagée, remboursement décidé) : adresse du titulaire du dossier, identifiant de la réclamation, identifiant de la session d’audit concernée — il figure dans l’adresse du lien vers le bilan, présent dans chacun de ces messages —, motif de décision en clair et montant retenu. Il ne reçoit en aucun cas vos réponses d'audit, et aucun document déposé dans votre espace d'audit n'est joint automatiquement à un message. Il reçoit en revanche votre adresse et le contenu du message dans trois cas : si vous êtes inscrit à la veille Qualiopi ; si vous avez déposé une réclamation au titre de la garantie - dans ce cas, le message qu'il achemine contient l'identifiant de votre réclamation, l'identifiant de la session d'audit concernée (il figure dans l'adresse du lien vers votre bilan, que chacun de ces messages porte), le motif de la décision tel qu'il a été rédigé, et le montant retenu lorsqu'un remboursement est décidé ; et si vous êtes abonné à APTE Continu et que la case « Alertes d'échéance et point mensuel par courriel » est cochée, auquel cas il achemine le rappel de vos échéances de cycle (dates et intitulés issus de vos déclarations) et, une fois par mois au plus, le point « Votre mois APTE » (échéances à venir, indicateurs de votre dernier dossier restant à reprendre, trames à renouveler, parutions touchant votre dossier, cumul hors taxes de vos mensualités de Suivi), chacun avec le lien de désinscription. Ces messages de réclamation, d'échéance et de point mensuel ne dépendent d'aucune inscription à la veille : ils exécutent le contrat. Pour APTE Auditeurs, Resend achemine également les invitations et les messages que l’organisme d’audit décide d’envoyer. Si celui-ci active le suivi des échanges, les messages qu’il fait suivre ou copier à l’adresse dédiée, leur contenu et leurs pièces jointes transitent par Resend. APTE enregistre les échanges rattachés au dossier et les métadonnées des pièces ; ces pièces ne deviennent pas automatiquement des preuves d’audit. Aucun accès général à une boîte Gmail ou Outlook n’est réalisé par ce mécanisme. Le suivi d’ouverture et de clic n’est pas activé pour ces envois. Resend indique stocker les contenus, journaux de livraison et événements aux États-Unis, même si la région d’envoi choisie est européenne. Les garanties applicables sont décrites dans sa documentation de protection des données. | États-Unis (stockage) ; région d’acheminement selon configuration |
| Vercel Web Analytics (Vercel Inc.) | Comptage agrégé des visites (pages vues, pays, type d'appareil), sans cookie ni identifiant publicitaire | États-Unis |
Le prestataire de paiement agit pour partie comme responsable de traitement autonome, notamment pour ses obligations en matière de lutte contre la fraude et le blanchiment ; les traitements correspondants relèvent de sa propre politique de confidentialité.
Transferts hors Union européenne
Plusieurs de ces prestataires sont établis aux États-Unis, ou y disposent de moyens de traitement. Les transferts correspondants sont encadrés par les garanties prévues par le chapitre V du RGPD : clauses contractuelles types de la Commission européenne, accords de sous-traitance (DPA) conclus avec chaque prestataire et, le cas échéant, certification au titre du cadre de protection des données UE — États-Unis (EU-US Data Privacy Framework).
En conséquence, et même lorsque la base de données est hébergée dans une région européenne, le service ne peut pas être présenté comme exempt de tout transfert hors Union européenne : l'analyse par intelligence artificielle, l'hébergement de l'interface et le traitement des paiements impliquent des prestataires soumis à des législations extra-européennes.
Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en écrivant à contact@apte-audit.fr.
Nous ne vendons pas vos données, ne les louons pas et ne les utilisons à aucune fin publicitaire.
9.Combien de temps conservons-nous vos données ?
| Catégorie | Durée de conservation | Suppression |
|---|---|---|
| Compte et authentification | Tant que le compte est actif | Suppression du compte |
| Profil de l'organisme | Tant que le compte est actif | Suppression du compte |
| Sessions d'audit, réponses, analyses | Tant que la session et le compte existent | Suppression de la session ou du compte |
| Brouillons d'indicateurs | Le temps de l'analyse en cours (supprimés après chaque évaluation) | Automatique |
| Documents déposés | Durée de vie de la session associée | Suppression unitaire, suppression de la session, ou fermeture du compte, qui retire les fichiers du stockage avant tout autre effacement |
| Rapports et documents générés (copie serveur) | Tant que la session et le compte existent, si l'offre inclut cette conservation | Suppression unitaire, suppression de la session, ou fermeture du compte, qui retire les fichiers du stockage avant tout autre effacement |
| Conversations avec l'assistant | Tant que le compte est actif | Suppression du thread, de la session liée ou du compte |
| Pages et documents collectés sur votre site | 12 mois après clôture ; au moins 30 jours après acceptation de la règle. Réclamation en cours protégée. | Purge automatique des copies échues. Suppression de session ou de compte : fichiers retirés avant leur manifeste. Page particulière : sur demande. Les comptes non informés ne sont pas purgés sur cette nouvelle base. |
| Réclamations au titre de la garantie, rapport joint et sa lecture automatisée | Tant que la session et le compte existent ; le dossier lui-même est ensuite conservé anonymisé dix ans (articles 17.3.b et 17.3.e) | Suppression de la session : elle efface la réclamation, sa lecture automatisée, et retire le rapport joint du stockage. Fermeture du compte : elle est refusée tant qu'une réclamation est en cours ; une fois le dossier clos, irrecevable ou retiré, elle retire les fichiers du stockage avant tout autre effacement, et le dossier de réclamation, lui, est conservé anonymisé, sans votre identifiant, sans le nom ni le chemin du rapport joint. Effacement du seul rapport : sur demande, et une fois la réclamation close, déclarée irrecevable ou retirée à votre demande ; un remboursement versé ne clôt pas le dossier de lui-même |
| Décisions prises sur une réclamation (auteur, date, motif) | Conservée au-delà de la réclamation : cette trace établit l'exécution de nos engagements (article 17.3.e) | Ni la suppression de la session ni la fermeture du compte ne l'effacent : elle se détache du dossier et n'y renvoie plus que par un numéro. Elle ne porte alors que l'ancien et le nouveau statut, le motif, le montant et la date, plus l'identifiant de la personne de notre équipe qui a statué, et rien qui vous désigne |
| Preuve d'acceptation des conditions générales | Durée de la relation contractuelle puis 5 ans (prescription de droit commun) | Non supprimable pendant ce délai |
| Achats et statut d'abonnement | Durée de la relation contractuelle, puis 5 ans après la fin de l'abonnement (prescription commerciale) | Non supprimable pendant ce délai |
| Données de facturation | 10 ans (article L123-22 du Code de commerce) | Non supprimables — conservation en archivage à accès restreint |
| Demande d'exercice de vos droits (adresse du demandeur) | 3 ans après la fermeture du compte | Purgée à l'échéance, à l'ouverture de notre console d'administration, seul ordonnanceur dont dispose ce service. C'est la pièce qui atteste que nous avons répondu, et dans le délai (article 12.3) |
| Journaux techniques | 30 à 90 jours | Rotation automatique |
| Veille Qualiopi (adresse et preuve du consentement) | Jusqu'au retrait, puis 3 ans pour la seule trace datée du consentement et de son retrait — c'est elle qui prouve que la demande a été honorée | Lien de retrait présent dans chaque message |
| Veille liée à votre dossier (consentement du compte et trace des envois) | Tant que le compte existe. Le retrait conserve la ligne, qui porte alors sa date : c'est elle qui prouve que la demande a été honorée | Case à décocher dans votre espace, ou lien de retrait présent dans chaque message. La fermeture du compte emporte le consentement, son journal et la trace des envois |
| Statistiques d'audience | Agrégées, sans identifiant individuel | Sans objet — aucune donnée individuelle conservée |
Suppression du compte. Pour vos données individuelles, elle est immédiate et elle suit un ordre fixe : vos fichiers sont retirés du stockage en premier (documents déposés, rapports, documents générés, logo, pages et documents collectés sur votre site), puis vos enregistrements sont supprimés de la base, puis les lignes à conservation légale sont anonymisées, et le compte lui-même part en dernier. Si une étape échoue après cette purge, les fichiers déjà retirés ne reviennent pas, et le compte reste ouvert avec la liste de ce qui a été détruit : le stockage et la base sont deux systèmes distincts, et aucune transaction ne peut les annuler ensemble. Ce que l'ordre garantit est autre chose, et c'est ce qui compte : le compte n'est jamais supprimé tant que le reste n'a pas abouti, de sorte qu'aucun fichier ne peut subsister sans propriétaire. Ce qui est conservé au-delà se répartit en trois catégories, et une seule est anonymisée. Vos paiements, votre historique d'abonnement et le dossier d'une réclamation sont conservés anonymisés : votre identifiant en est retiré, comme le nom et le chemin du rapport joint, et ces lignes ne vous désignent plus. En revanche, si vous nous avez adressé une demande d'exercice de vos droits, l'adresse électronique de cette demande est conservée EN CLAIR trois ans après la fermeture de votre compte, puis purgée : elle n'est pas anonymisée, parce qu'anonymisée elle ne prouverait plus rien, et c'est la seule pièce qui atteste que nous avons répondu à cette demande, et dans le délai (article 12.3). Troisième catégorie : la preuve d'acceptation des conditions générales, conservée cinq ans après la fermeture du compte. Elle porte la version acceptée, sa date, et une empreinte cryptographique de votre adresse électronique, jamais l'adresse elle-même. Cette empreinte n'est pas une donnée anonyme, et nous préférons l'écrire : son usage même consiste à vous reconnaître par recalcul, en comparant l'empreinte d'une adresse présentée à celle qui est conservée. Elle ne permet pas de reconstituer votre adresse ; elle permet de confirmer que c'est bien la vôtre. Cette ligne figure dans votre export de données.
Suppression d'une session. Elle entraîne la suppression immédiate et irréversible des réponses, des fichiers déposés, des conversations liées et des rapports enregistrés pour cette session.
10.Comment vos données sont-elles protégées ?
- chiffrement des échanges (HTTPS/TLS) et mots de passe stockés sous forme hachée ;
- cloisonnement des données par compte au moyen de politiques de sécurité au niveau de la base de données ;
- stockage des fichiers dans des espaces privés, accessibles uniquement via des liens temporaires signés ;
- vérification systématique de la propriété des ressources côté serveur avant toute lecture ou suppression ;
- limitation du débit des appels à l'assistant et contrôle du type et de la taille des fichiers déposés ;
- principe de minimisation dans les journaux : aucun document complet, aucune réponse d'audit intégrale, aucun identifiant de connexion n'y est enregistré.
11.Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Accès (art. 15) : obtenir une copie des données que nous traitons.
- Rectification (art. 16) : faire corriger des données inexactes. Les analyses déjà produites sont figées pour garantir la traçabilité de l'audit ; une correction peut être demandée au support.
- Effacement (art. 17) : demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation.
- Portabilité (art. 20) : récupérer vos données dans un format structuré, lisible par machine (export JSON disponible depuis votre compte).
- Opposition (art. 21) : vous opposer aux traitements fondés sur notre intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation particulière.
- Limitation (art. 18) : demander le gel temporaire d'un traitement contesté.
- Directives post mortem : définir le sort de vos données après votre décès.
Exercer vos droits en autonomie
La page « Gestion de mes données » de votre espace personnel permet, sans démarche préalable, de consulter le détail de ce qui est stocké, d'exporter l'ensemble de vos données au format JSON, de supprimer un fichier, une session d'audit ou un rapport enregistré.
Pour toute autre demande, écrivez à contact@apte-audit.fr. Nous répondons dans un délai maximal d'un mois à compter de la réception, conformément à l'article 12.3 du RGPD. Une pièce justificative d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés : www.cnil.fr.
13.Modifications de cette politique
Cette politique peut évoluer avec le service ou la réglementation. En cas de modification substantielle, vous en êtes informé par email ou par une notification dans l'application. La date de dernière mise à jour figure en tête du document.
14.Contact
- Responsable du traitement
- SAS LHOMME DEVELOPMENT AND INNOVATION (LHOMME D&I)
- Adresse postale
- 5 rue Saint-Thomas, 30000 Nîmes, France
- Contact données personnelles
- contact@apte-audit.fr
- Support
- contact@apte-audit.fr
Voir également les mentions légales, les conditions générales d'utilisation et les conditions générales de vente.
Nature du service
APTE est un outil de préparation et de simulation. Il ne se substitue pas à l’audit réalisé par un organisme certificateur ou une instance de labellisation reconnue. Le rapport généré n’est ni un rapport de certification ni un certificat et ne garantit pas l’obtention de la certification Qualiopi.