L’IA peut vous faire gagner du travail de rédaction et de lecture. La question utile est donc : que faut-il lui fournir et que faut-il vérifier ensuite ? Pour Qualiopi, gardez trois priorités : le bon référentiel, votre contexte réel et les pièces qui démontrent ce que vous faites.
Ce que ChatGPT et Claude peuvent vous aider à faire
ChatGPT et Claude peuvent analyser des fichiers que vous leur transmettez, selon les formats, limites et fonctions disponibles. Vous pouvez leur demander de résumer une procédure, comparer des documents ou préparer une trame. Relisez ensuite les passages et les références sur lesquels ils s’appuient.OpenAI : analyse de fichiersAnthropic : fichiers dans Claude
Vous pouvez aussi les utiliser pour clarifier des objectifs pédagogiques ou vous entraîner à expliquer votre dossier. Par exemple : « À partir de ce programme, propose des questions d’audit et indique pour chacune quelle preuve je devrais retrouver. » Les propositions restent à confronter aux exigences applicables.Méthode APTE
Un document rédigé ne prouve pas une pratique
« Les exemples de preuves ne sont pas exhaustifs […] La conformité repose sur l’appréciation de l’auditeur quant à la mise en œuvre des exigences et non sur la seule présence ou l’absence de l’un ou plusieurs des éléments de preuve listés. »Guide de lecture V9, préambule page 2 : « Les exemples de preuves ne sont pas exhaustifs […] La conformité repose sur l’appréciation de l’auditeur quant à la mise en œuvre des exigences et non sur la seule présence ou l’absence de l’un ou plusieurs des éléments de preuve listés. »Guide V9, p. 2
Une procédure décrit comment traiter une réclamation. Pour montrer sa mise en œuvre, il faut pouvoir retrouver ce qui a été fait sur les situations réellement rencontrées. L’IA peut vous aider à classer et analyser ces traces ; elle ne transforme pas un événement inventé en preuve.Guide V9, p. 2
Les informations à fournir à l’IA
Donnez un contexte précis :
- Vos activités : formation, apprentissage, bilan de compétences ou VAE, et le périmètre concerné.
- La date de votre audit et les textes applicables, avec leurs sources.
- Les documents à examiner ensemble et la question à traiter.
- Les faits vérifiés : sessions, adaptations, évaluations et décisions réellement intervenues.
L’audit porte sur vos pratiques et leurs preuves
Les textes cités ici ne prescrivent pas l’outil avec lequel rédiger vos documents. Le Guide de lecture met l’accent sur la mise en œuvre des exigences. Le sujet à préparer est donc la cohérence entre vos documents, vos réponses et les situations examinées.Guide V9, p. 2
Vérifiez par exemple qu’un délai annoncé sur votre site correspond à votre convention, qu’une évaluation prévue existe dans les dossiers de session et qu’une procédure reflète ce que l’équipe applique. Une formulation soignée ne corrige pas ces écarts à elle seule.Fiches de préparation APTE
Six documents à vérifier avant de les utiliser
Un modèle prêt à l’emploi peut être utile pour démarrer. Il doit ensuite être adapté à vos prestations, complété avec des informations exactes et utilisé dans vos activités. Le tableau suivant donne des points de contrôle pour six documents courants.Fiches de préparation APTE
| Document préparé avec l’IA | Indicateur | Vérification à faire |
|---|---|---|
| Analyse du besoin | 4 | Les besoins recueillis sont-ils reliés au programme proposé ? |
| Objectifs pédagogiques | 5 | Pouvez-vous vérifier leur atteinte par une évaluation adaptée ? |
| Programme | 6 | La progression, les durées et les modalités correspondent-elles à la prestation ? |
| Évaluation des acquis | 11 | Disposez-vous des résultats des évaluations effectivement réalisées ? |
| Traitement des réclamations | 31 | Les cas rencontrés et les réponses apportées sont-ils retrouvables ? |
| Veille et réseau handicap | 23, 25 et 26 | Pouvez-vous montrer les ressources mobilisées et leurs suites dans votre activité ? |
Points de contrôle issus des fiches de préparation APTE. Ils ne constituent pas un classement statistique des erreurs.Fiches de préparation APTE
Pour chaque document, demandez-vous ce qu’il démontre réellement. S’il s’agit d’une trame vierge, gardez-la comme modèle. S’il s’agit d’une preuve, reliez-la à la session, à l’action ou à la décision correspondante.Fiches de préparation APTE
Une méthode pour préparer votre dossier avec l’IA
Relisez ensemble les pièces qui parlent du même sujet. Vous pouvez demander à l’IA de rechercher les incohérences entre un programme, une convocation et une évaluation. Exigez le passage précis à vérifier, puis ouvrez les documents pour confirmer le constat.Méthode APTE
Commencez par un dossier limité : une formation, son programme et quelques preuves. Demandez une liste courte de points à vérifier, puis corrigez les écarts confirmés. Cette méthode permet de garder la maîtrise du travail et d’éviter de produire des documents inutiles.
Avant de considérer votre dossier prêt :
- Vérifiez les indicateurs applicables à vos activités.
- Confirmez chaque constat en ouvrant la pièce et le passage concernés.
- Entraînez-vous à expliquer une situation réelle et à retrouver sa preuve.
Vous cherchez un parcours déjà organisé pour Qualiopi ? Déposez vos preuves, répondez au questionnaire guidé et laissez APTE examiner votre dossier. Vous retrouvez les points à vérifier, les corrections à préparer et les modèles utiles au même endroit. Essayez gratuitement sur trois indicateurs pour voir le résultat sur vos propres pièces.Méthode APTE