Nous avons relu les 107 écarts consignés dans les fiches d’indicateurs du dépôt. Vingt-deux racontent la même histoire, sur vingt et un indicateurs différents : l’organisme fait la chose, l’auditeur ne peut pas le constater. Pas parce qu’il doute de la parole, mais parce qu’un audit se conduit sur un échantillon de dossiers, et qu’un dossier ne parle pas.relevé APTE des écarts fréquents — observation, pas texte

Les vingt et un indicateurs concernés

À chaque fois, la formulation du relevé revient au même :

  • Indicateur 4 — l’analyse du besoin a eu lieu, aucun support, mail ou compte rendu ne l’atteste.
  • Indicateur 8 — le positionnement est fait à l’oral, aucun résultat n’est conservé.
  • Indicateur 9 — la convocation existe en modèle, rien ne prouve qu’elle a été envoyée.
  • Indicateur 10 — les adaptations sont réelles, aucune n’est rattachée à une session.
  • Indicateur 11 — les évaluations sont passées, les résultats ne sont ni nominatifs ni archivés.
  • Indicateur 12 — les relances sont faites, aucune n’est écrite quelque part.
  • Indicateurs 13 et 18 — la coordination est orale ; elle n’est tracée qu’en cas de crise, ou jamais.
  • Indicateurs 14 et 29 — les actions sont annoncées, sans support, sans émargement, sans compte rendu.
  • Indicateur 15 — le livret est disponible, aucune remise individuelle n’est signée.
  • Indicateur 16 — les inscriptions à la certification sont faites, rien n’en garde la trace.
  • Indicateur 17 — les moyens existent, aucun inventaire daté ne les décrit.
  • Indicateur 19 — les ressources sont mises à disposition, l’accès n’est pas démontrable.
  • Indicateurs 20 et 28 — le dispositif de mobilité et le réseau de partenaires restent déclaratifs.
  • Indicateur 21 — les intervenants sont compétents, aucun dossier ne le documente.
  • Indicateur 22 — le plan de formation interne est suivi, sans attestation ni compte rendu.
  • Indicateurs 23 et 25 — la veille est faite, elle n’est consignée nulle part.
  • Indicateur 31 — les réclamations sont traitées, elles sont dispersées dans des boîtes mail.

relevé APTE des écarts fréquents — observation, pas texte

Pourquoi le document ne suffit pas, et pourquoi son absence suffit

Il faut lire ce piège avec la page 2 du Guide de lecture sous les yeux. Elle prévient que les exemples de preuves ne sont pas exhaustifs, et que la conformité repose sur l’appréciation de l’auditeur quant à la mise en œuvre des exigences, et non sur la seule présence ou l’absence des éléments listés.Guide V9, p. 2

Cette phrase est souvent lue comme une bonne nouvelle : « les documents ne font pas tout ». Elle dit aussi l’inverse. Produire un modèle de fiche vierge ne démontre rien, puisque ce qui est apprécié est la mise en œuvre. Et quand il n’existe ni document ni pratique observable, il ne reste rien à apprécier.Guide V9, p. 2

La différence n’est pas théorique. Une non-conformité majeure impose des actions correctives effectives sous trois mois, vérifiées par l’organisme certificateur avant toute décision, dans un délai qui ne peut excéder un mois après ces trois mois. C’est le calendrier qui se déclenche pour une pratique que vous menez déjà.arrêté du 6 juin 2019, art. 5

Ce que le relevé annonce comme temps de correction

C’est la particularité de cette famille : elle ne demande pas de construire un dispositif, seulement de garder la trace de celui qui tourne. Les durées ci-dessous sont recopiées telles quelles des fiches.relevé APTE des écarts fréquents — observation, pas texte

Ce que le relevé propose de mettre en placeIndicateurTemps annoncé
Archiver les brefs et débriefs d’intervenants, ou tenir un journal de coordination180,5 heure par session
Archiver les comptes rendus de bilans tripartites, même en une demi-page130,5 heure par dossier
Créer un inventaire daté des moyens : type, site, date de mise à jour171 heure
Renseigner une fiche d’analyse du besoin avant contractualisation41 à 2 heures
Tenir un tableau de suivi et y archiver chaque relance et sa suite121 à 2 heures
Archiver les mails d’inscription et les confirmations du certificateur161 à 2 heures
Exporter et archiver les résultats d’évaluation par session et par personne111 à 3 heures
Mettre en place un questionnaire de positionnement court et archiver les réponses81 à 3 heures
Standardiser l’envoi des convocations et en archiver la preuve91 à 3 heures
Créer un registre unique des réclamations : date, type, action, statut, clôture312 à 6 heures

Champ « temps_correction » des fiches du dépôt, sans arrondi ni interprétation.relevé APTE des écarts fréquents — observation, pas texte

Le piège dans le piège : reconstituer

Plusieurs entrées du relevé proposent de reconstituer a posteriori : renseigner une fiche d’analyse du besoin après coup pour montrer le processus, retrouver deux entrées de veille et les documents qu’elles ont fait bouger, reconstituer un exemple anonymisé de recours à un partenaire. Ces propositions sont assorties de la même réserve dans la fiche : ce qui est reconstitué sert à démontrer le processus, et ce sont les dossiers suivants qui doivent être corrects.relevé APTE des écarts fréquents — observation, pas texte