Une pratique peut être réelle et pourtant difficile à démontrer. Un entretien sans note, un test sans résultat conservé ou une relance éparpillée dans les mails compliquent la préparation. Commencez par retrouver les traces existantes avant de créer de nouveaux supports.Fiches de préparation APTE
Les traces à rechercher dans votre dossier
Exemples de points à vérifier selon vos activités :
- Besoins et positionnement : entretien, réponses au test et décision prise.
- Information du bénéficiaire : programme et trace d’envoi des éléments utiles.
- Adaptations et évaluations : changements réalisés et résultats conservés.
- Suivi : absences, relances, échanges et suites données.
- Intervenants : compétences, coordination et ressources mises à disposition.
- Veille : informations retenues et conséquences pour l’activité.
- Réclamations : demande, réponse, action et suivi.
Quelle différence entre un modèle et une preuve ?
Le Guide V9 précise que les exemples de preuves ne sont pas exhaustifs. L’auditeur apprécie la mise en œuvre des exigences. Vous pouvez donc vous appuyer sur des éléments différents des exemples du guide, s’ils permettent d’expliquer et de démontrer votre fonctionnement.Guide V9, p. 2
Un modèle de convocation montre ce que vous prévoyez d’envoyer. Le message réellement envoyé à un bénéficiaire montre son utilisation sur une session. Les deux ont une utilité différente : rangez clairement les modèles et les preuves d’activité.Guide V9, p. 2
Un manque de preuve peut révéler une exigence non démontrée. La gravité dépend de l’indicateur et du constat, pas du nombre de fichiers absents. Une non-conformité majeure entraîne les délais d’actions correctives et de vérification prévus par l’arrêté sur les audits.arrêté du 6 juin 2019, art. 5
Organiser les preuves sans créer un document pour tout
Utilisez autant que possible vos outils existants : mails, exports d’évaluation, comptes rendus ou suivi de session. Le tableau ci-dessous indique des traces utiles à rechercher. Le format proposé est une aide à l’organisation, pas une obligation de créer dix nouveaux documents.Fiches de préparation APTE
| Pratique à démontrer | Indicateur | Trace possible |
|---|---|---|
| Coordonner les intervenants | 18 | Compte rendu court et décisions |
| Assurer la coordination en alternance | 13 | Compte rendu de bilan ou échanges conservés |
| Mettre à disposition les moyens | 17 | Inventaire et justificatifs adaptés |
| Analyser les besoins | 4 | Entretien ou fiche liée au programme |
| Suivre l’engagement | 12 | Relances et suites données |
| Inscrire à la certification | 16 | Confirmation d’inscription |
| Évaluer les acquis | 11 | Résultats rattachés à la session |
| Réaliser le positionnement | 8 | Réponses et exploitation du test |
| Informer les bénéficiaires | 9 | Documents et trace de transmission |
| Traiter les réclamations | 31 | Cas réel suivi jusqu’à sa résolution |
Exemples de classement APTE à adapter à vos prestations et aux exigences applicables.Fiches de préparation APTE
Que faire lorsqu’une preuve manque ?
Recherchez d’abord une trace contemporaine des faits : mail, historique, résultat ou document partagé. Si vous rédigez une synthèse après coup, datez-la du jour de sa rédaction et indiquez sur quoi elle repose. N’antidatez pas une preuve. Une action non réalisée doit rester identifiée comme un écart à traiter.Fiches de préparation APTE